Documentos para venda de imóvel: lista completa

Escrito por: Rodrigo Bellotto, Corretor parceiro PilarHomes

Principais lições deste artigo

• Reunir todos os documentos pessoais, do imóvel, certidões negativas e comprovantes condominiais com pelo menos 60 dias de antecedência reduz o risco de atraso na escritura.

• Solicitar a matrícula atualizada no máximo 25 dias antes da escritura garante que o documento esteja dentro da validade de 30 dias.

• Evitar certidões vencidas, divergências de dados na matrícula e débitos condominiais não declarados previne suspensão ou anulação da transação.

• Respeitar a sequência obrigatória escritura pública, pagamento do ITBI e registro no cartório evita retrabalho e custos extras.

• Para vender um imóvel de alto padrão com segurança e privacidade, vale contar com a rede do PilarHomes: cadastre-se e fale com um especialista da rede Pilar.

Contexto e preparação

Vender um imóvel residencial no Brasil exige três grandes blocos documentais: documentos pessoais do vendedor, documentos do imóvel e certidões negativas fiscais e trabalhistas. A preparação precisa começar com pelo menos 60 dias de antecedência, porque algumas certidões levam semanas para ser emitidas e muitas têm validade de apenas 30 dias.

Em São Paulo, os cartórios de registro de imóveis seguem normas da Corregedoria Geral da Justiça do Estado de São Paulo. Em Curitiba, as regras seguem a Corregedoria do Tribunal de Justiça do Paraná. As duas jurisdições exigem matrícula atualizada, certidões negativas de débitos municipais, estaduais e federais, comprovante de quitação do IPTU e, em caso de imóvel em condomínio, declaração de inexistência de débitos condominiais.

Imóveis com valor acima de R$ 1 milhão costumam exigir atenção adicional a pactos antenupciais e certidões de ações reais e pessoais reipersecutórias. A seguir, o passo a passo mostra como organizar essa documentação de forma prática.

Passo a passo

Passo 1 — levante os documentos pessoais do vendedor

O primeiro passo é identificar corretamente todos os proprietários listados na matrícula do imóvel.

• RG e CPF originais e cópias autenticadas

• Certidão de casamento atualizada ou certidão de união estável, com validade que varia por estado e cartório, podendo chegar a 90 dias em Roraima e sem prazo fixo em São Paulo

• Pacto antenupcial registrado em cartório, se existir

• Comprovante de endereço recente

• Para pessoa jurídica: contrato social, CNPJ e ata de assembleia que autoriza a venda

Resultado esperado: pasta completa com identificação de todos os titulares, pronta para apresentação ao cartório de notas.

Passo 2 — obtenha a matrícula atualizada e as certidões do imóvel

A matrícula é o documento central da transação. A validade costuma ser de 30 dias; por isso, a solicitação deve ocorrer perto da data prevista para a assinatura da escritura.

• Certidão de matrícula atualizada, emitida pelo cartório de registro de imóveis competente

• Certidão de ônus reais

• Certidão de ações reais e pessoais reipersecutórias

• Planta e memorial descritivo aprovados pela prefeitura, em São Paulo pela PMSP e em Curitiba por IPPUC ou SMU

• Habite-se ou certidão de conclusão de obra

Resultado esperado: confirmação de que o imóvel está livre de ônus, penhoras ou irregularidades que possam bloquear a transferência. Como a matrícula tem validade curta, o momento da solicitação influencia diretamente a viabilidade da escritura.

⚠️ Atenção: solicitar a matrícula com antecedência excessiva pode resultar em documento vencido no momento da escritura.
Como corrigir: agendar a solicitação para no máximo 25 dias antes da data prevista para a lavratura da escritura, mantendo uma margem de segurança dentro do prazo de 30 dias.

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Passo 3 — solicite as certidões negativas fiscais e trabalhistas

As certidões negativas demonstram que o vendedor não possui pendências que possam afetar a transferência.

• Certidão Negativa de Débitos municipais, como ISS e taxas, emitida pela prefeitura de São Paulo ou de Curitiba

• Certidão Negativa de Débitos Estaduais, emitida pela Fazenda do Estado de São Paulo ou do Paraná

• Certidão Conjunta de Débitos Relativos a Tributos Federais e Dívida Ativa da União, emitida pela Receita Federal

• Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas, CNDT, emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho

• Certidões de ações cíveis, criminais e de família nos foros estaduais competentes

Resultado esperado: conjunto de certidões negativas válidas, que comprovam ausência de pendências fiscais e trabalhistas relevantes para a transação.

Passo 4 — regularize a situação condominial e o IPTU

A situação condominial e o IPTU precisam estar totalmente quitados antes da escritura.

• Declaração de inexistência de débitos condominiais, assinada pelo síndico e com firma reconhecida

• Comprovantes de pagamento das últimas parcelas do IPTU, em São Paulo pela PMSP e em Curitiba pela prefeitura municipal

• Certidão negativa de débitos de IPTU emitida pela prefeitura

Passo 5 — execute a sequência ITBI e escritura

A sequência obrigatória no Brasil é lavrar a escritura pública no cartório de notas, pagar o ITBI e registrar a escritura no cartório de registro de imóveis. O ITBI é um imposto municipal, e a alíquota costuma variar entre 2% e 3% do valor do imóvel, conforme o município.

Após a entrega da documentação completa, que inclui a escritura pública e o comprovante de pagamento do ITBI, o prazo regulamentar para o registro no cartório é tipicamente de 5 a 10 dias.

⚠️ Atenção: pagar o ITBI antes da lavratura da escritura não segue o procedimento correto e pode gerar retrabalho.
Como corrigir: seguir rigorosamente a sequência escritura, ITBI e registro.

Categorias de documentos

1. Documentos pessoais

• RG e CPF de todos os proprietários

• Certidão de casamento ou de união estável, com validade que varia por estado e cartório

• Pacto antenupcial registrado, se houver

• Comprovante de endereço

2. Documentos do imóvel

• Certidão de matrícula atualizada, com validade de 30 dias

• Certidão de ônus reais

• Certidão de ações reais e pessoais reipersecutórias

• Habite-se ou certidão de conclusão de obra

• Planta aprovada pela prefeitura

3. Certidões negativas e fiscais

• CND Municipal, que abrange ISS e taxas

• CND Estadual, que abrange ICMS e outros tributos estaduais

• Certidão Conjunta Federal, emitida pela Receita Federal e Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional

• CNDT, Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas

• Certidões de ações cíveis e criminais

4. Documentos condominiais e IPTU

• Declaração de inexistência de débitos condominiais, com firma reconhecida

• Comprovantes de pagamento do IPTU

• Certidão negativa de IPTU emitida pela prefeitura

5. ITBI e escritura

• Escritura pública lavrada em cartório de notas

• Guia de recolhimento do ITBI paga

• Registro da escritura no cartório de registro de imóveis

Erros comuns

⚠️ Atenção, certidão vencida: apresentar certidões com validade expirada é um erro frequente e pode suspender a lavratura da escritura.

Como corrigir: montar uma planilha de controle com a data de emissão e a data de vencimento de cada documento e renovar as certidões com prazo mais curto apenas quando a data da escritura estiver confirmada.

⚠️ Atenção, divergência de dados na matrícula: nome do proprietário, CPF ou área do imóvel divergentes entre a matrícula e os documentos pessoais bloqueiam o registro.

Como corrigir: solicitar a averbação de retificação no cartório de registro de imóveis antes de iniciar a negociação, considerando que o prazo pode variar de dias a semanas.

⚠️ Atenção, débito condominial não declarado: débitos condominiais descobertos após a assinatura do contrato de compra e venda geram litígios e podem anular a transação.

Como corrigir: exigir a declaração de inexistência de débitos com firma reconhecida antes de assinar qualquer instrumento particular.

Critérios de sucesso

A documentação fica pronta para a escritura quando todos os itens abaixo são atendidos.

• Reunião de 100% dos documentos listados, todos dentro do prazo de validade

• Matrícula emitida há menos de 30 dias

• Todas as certidões negativas válidas e sem ressalvas

• Declaração condominial com firma reconhecida e IPTU quitado

• Ausência de averbações pendentes na matrícula

• Sequência escritura, ITBI e registro confirmada com o cartório de notas

Dicas avançadas

Validade das certidões em 2026

Documento	Validade	Onde emitir (SP)	Onde emitir (Curitiba)
Certidão de matrícula	30 dias	Cartório de registro de imóveis competente	Cartório de registro de imóveis competente
Certidão de casamento	Validade variável por estado e cartório, até 90 dias em Roraima e sem prazo fixo em São Paulo	Cartório de registro civil de origem	Cartório de registro civil de origem
CND Federal, Receita Federal	180 dias	Portal gov.br ou Receita Federal	Portal gov.br ou Receita Federal
CNDT, TST	180 dias	tst.jus.br	tst.jus.br
CND Municipal	Validade variável por município	Prefeitura de São Paulo, sp.gov.br	Prefeitura de Curitiba, curitiba.pr.gov.br

Atualização regulatória 2025–2026: tokenização e matrícula

Em dezembro de 2025, a Corregedoria Geral da Justiça de São Paulo aprovou o Provimento 54/2025, publicado em janeiro de 2026, que proibiu a vinculação de matrículas imobiliárias a tokens digitais ou representações em blockchain pelos cartórios de registro de imóveis. A medida reforça que a constituição, modificação e transferência de direitos reais sobre imóveis ocorre exclusivamente dentro do sistema oficial de registro de imóveis, sem equivalência jurídica com tokens digitais.

Para o vendedor de alto padrão, essa regra significa que toda a cadeia documental continua a ser processada nos cartórios tradicionais, sem atalhos digitais não regulamentados.

Privacidade ao anunciar

Proprietários de imóveis de alto padrão costumam preferir não expor o endereço exato durante a fase de divulgação. O PilarHomes permite que o imóvel seja encontrado por compradores qualificados por proximidade a pontos de interesse, sem revelar o endereço completo, e oferece a opção de comercialização exclusiva pelos corretores parceiros da rede.

Para reforçar a privacidade na venda do seu imóvel de alto padrão, vale considerar um parceiro da rede do PilarHomes. Cadastre-se e fale com um especialista da rede Pilar para entender como estruturar a divulgação com exposição controlada.

FAQ

Quais são os documentos necessários para venda de imóvel em São Paulo e em Curitiba?

Os documentos necessários para venda de imóvel nas duas cidades seguem a mesma estrutura federal, com variações nas certidões municipais. A lista inclui RG, CPF e certidão de estado civil do vendedor, certidão de matrícula atualizada do imóvel, certidões negativas de débitos municipais, estaduais, federais e trabalhistas, declaração de inexistência de débitos condominiais, comprovantes de quitação do IPTU e, na fase final, escritura pública, guia de ITBI paga e registro no cartório de registro de imóveis.

Em São Paulo, as certidões municipais são emitidas pela Prefeitura de São Paulo. Em Curitiba, a emissão ocorre pela Prefeitura Municipal de Curitiba.

Quanto custa a documentação para vender um imóvel?

O custo total de documentação e transferência de um imóvel no Brasil costuma variar entre 3% e 5% do valor do imóvel. Esse percentual inclui ITBI, que gira em torno de 2% a 3%, escritura pública, registro em cartório, com aproximadamente 0,5% a 1%, e certidões diversas.

Para imóveis de alto padrão, com valores acima de R$ 1 milhão, esses percentuais representam valores relevantes, o que torna o planejamento financeiro prévio indispensável.

Por quanto tempo as certidões negativas são válidas?

Os prazos de validade variam por tipo de certidão. A certidão de matrícula tem validade de 30 dias. A certidão de casamento tem validade que varia por estado e cartório, podendo chegar a 90 dias em Roraima e sem prazo fixo em São Paulo. As certidões negativas federais, emitidas pela Receita Federal, e a CNDT, emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho, têm validade de 180 dias.

As certidões municipais seguem o regulamento de cada prefeitura. Manter uma planilha de controle com as datas de emissão e vencimento de cada documento ajuda a evitar que algum documento expire antes da assinatura da escritura.

Qual é a sequência correta entre ITBI e escritura?

A sequência obrigatória começa com a lavratura da escritura pública no cartório de notas, segue com o pagamento do ITBI junto à prefeitura e termina com o registro da escritura no cartório de registro de imóveis. O pagamento do ITBI é condição para que o cartório de registro conclua a transferência e atualize a matrícula.

Após a entrega de toda a documentação, o prazo regulamentar para o registro no cartório é tipicamente de 5 a 10 dias.

Como o PilarHomes pode ajudar quem quer vender um imóvel de alto padrão?

Ao anunciar com um parceiro da rede do PilarHomes, o proprietário passa a contar com mais de 900 corretores e centenas de imobiliárias parceiras especializadas em alto padrão de São Paulo e Curitiba, todos atuando pela venda do imóvel. O PilarHomes garante que o imóvel seja exibido sem anúncios duplicados e com informações atualizadas, além de oferecer privacidade ao vendedor, já que o endereço exato não fica exposto publicamente.

Os corretores parceiros do PilarHomes são verificados com base em critérios de ética, conduta e especialização no segmento de alto padrão e contam com assessoria do time Pilar para dar mais agilidade e segurança a cada etapa da transação.

Conclusão

Organizar os documentos para venda de imóvel com antecedência reduz atrasos, riscos jurídicos e exposição desnecessária em transações de alto padrão. A lista completa envolve documentos pessoais, documentos do imóvel, certidões negativas fiscais e trabalhistas, comprovações condominiais e a sequência correta de ITBI e escritura.

Os prazos de validade, em especial os 30 dias da certidão de matrícula, exigem coordenação precisa entre a coleta dos documentos e a data da escritura. Em 2026, a regulação reforça que toda a cadeia de transferência de imóveis continua a ser processada exclusivamente nos cartórios oficiais, sem equivalência jurídica com soluções digitais não regulamentadas.

A revisão periódica da documentação e o acompanhamento de um corretor especialista reduzem de forma relevante o risco de bloqueios na negociação. Para iniciar esse processo com mais segurança, cadastre-se e fale com um especialista da rede Pilar e avalie como o PilarHomes pode apoiar a venda do seu imóvel de alto padrão.